Privacybeleid

• Websitebezoekers, contacten en klanten: Voor gegevens over bezoekers van onze website, personen die contact met ons opnemen en gebruikers van klantaccounts, is Screenwell de verwerkingsverantwoordelijke.
• Kandidaten: Wanneer u via Screenwell wordt geïnterviewd, is het bedrijf dat u voor het interview heeft uitgenodigd de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens. Screenwell verwerkt deze namens dat bedrijf en volgens diens instructies, als verwerker. Voor vragen over hoe uw sollicitatie wordt behandeld, neemt u eerst contact op met dat bedrijf; wij zullen hen helpen te reageren.

U kunt ons bereiken voor elke privacykwestie via info@screenwell.ai.

• Accountgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, functie, wachtwoord (opgeslagen als hash), teamleden en instellingen.
• Klantinhoud: functiebeschrijvingen, interviewvragen, beoordelingscriteria, bedrijfspresentaties, product- of portfoliomateriaal en tests die klanten toevoegen.
• Interviewgegevens: voor kandidaten, de naam en contactgegevens verstrekt door het wervende bedrijf of door u ingevoerd, elk cv dat u deelt, de audio en video van het interview, de transcriptie, wat er tijdens tests wordt getoond of getypt, en de resulterende scores, scorecards en aanbevelingen, samen met technische metadata zoals tijd, duur en verbindingskwaliteit.
• Contactformuliergegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht.
• Factureringsgegevens: abonnement, facturen en factureringscontact. Kaartgegevens worden rechtstreeks ingevoerd bij onze reseller en merchant of record, Lemon Squeezy; wij zien of bewaren nooit volledige kaartnummers.
• Gebruiksgegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina's, verwijzende pagina, tijd en datum van bezoeken, en productgebeurtenissen zoals gebruikte functies.

• om de Diensten te leveren: interviews met Luna afnemen, deelnemen aan Google Meet- of Microsoft Teams-gesprekken, interviewlinks hosten, transcripties, scores en scorecards genereren, en deze tonen aan het wervingsteam van de klant;
• om accounts aan te maken en te beheren, betalingen te verwerken en servicemeldingen te versturen, zoals ontvangstbewijzen, veiligheidsmeldingen en wijzigingen in de Diensten;
• om contactverzoeken te beantwoorden en ondersteuning te bieden;
• om de Diensten veilig te houden, misbruik te voorkomen en fouten te verhelpen;
• om te begrijpen hoe de website en de Diensten worden gebruikt en om ze te verbeteren, waarbij waar mogelijk geaggregeerde of gede-identificeerde informatie wordt gebruikt;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige en fiscale regels.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de interviewgegevens van kandidaten niet om algemene AI-modellen te trainen.

• Overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b), AVG): om de Diensten aan klanten te leveren en te reageren op verzoeken die u tot ons richt.
• Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f), AVG): om de Diensten te beveiligen en te verbeteren, om te begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en om met zakelijke contacten te communiceren, voor zover deze belangen niet worden opgewogen door de uwe.
• Toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG): voor analyse- en marketingcookies en elke andere verwerking waarvoor wij u om toestemming vragen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c), AVG): waar wij gegevens wettelijk moeten bewaren of openbaar maken.
• Voor kandidaatgegevens bepaalt het wervende bedrijf de rechtsgrond voor het interview en informeert het de kandidaten hierover.

Luna is een AI-interviewer. Tijdens een interview wordt spraak omgezet in tekst, gebruikt een taalmodel de vragen, criteria en materialen van de klant om te beslissen wat er vervolgens wordt gevraagd en om antwoorden te beoordelen, wordt spraak gesynthetiseerd voor Luna's stem, en geeft een video-avatar Luna een levensecht gezicht dat synchroon met haar stem beweegt.

Na het interview worden de antwoorden beoordeeld aan de hand van de door het wervende bedrijf gedefinieerde criteria en samengevat in een scorecard met een aanbeveling en citaten uit de transcriptie. Deze output vormt besluitvormingsondersteuning voor het wervingsteam. Screenwell neemt geen wervingsbeslissingen, en klanten zijn verplicht een persoon de resultaten te laten beoordelen voordat zij een beslissing nemen.

Als u kandidaat bent en een menselijke beoordeling van uw interview, een toelichting op het resultaat of een alternatief interviewformat wenst, neemt u contact op met het wervende bedrijf; wij zullen hen helpen te reageren op uw verzoek.

Wij delen persoonsgegevens met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, uitsluitend voor zover nodig om de Diensten te leveren. Zij handelen volgens onze instructies onder verwerkersovereenkomsten. De belangrijkste categorieën zijn:

• Hosting en infrastructuur: cloudhosting, databases, opslag en e-maillevering;
• AI-leveranciers: taalmodellen, spraakherkenning en spraaksynthese gebruikt om interviews af te nemen en transcripties en scorecards te creëren;
• Leveranciers van video-avatars: geven Luna's video-avatar in real time weer;
• Vergaderplatforms: Google (Google Meet) en Microsoft (Microsoft Teams), wanneer een klant Luna uitnodigt voor gesprekken op deze platforms. Hun eigen privacybeleid is van toepassing op uw gebruik ervan;
• Betalingen: Lemon Squeezy, onze reseller en merchant of record, die betalingen, belastingen en facturen verwerkt onder zijn eigen privacybeleid;
• Analyse en advertenties: Google (Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads) en Microsoft (Microsoft Advertising), om te begrijpen hoe onze website en app worden gebruikt en om onze advertenties te meten. Cookies worden alleen geplaatst als u ze accepteert; tot die tijd sturen de Google-tags alleen cookieloze signalen zonder identificatoren (Google Consent Mode), en de Microsoft-tag wordt helemaal niet geladen;
• Productanalyse: PostHog, gehost in de EU (Frankfurt), alleen als u analysecookies accepteert: om te zien welke pagina’s en functies worden gebruikt en waar mensen vastlopen, inclusief opnames van sessies waarin alles wat in formulieren wordt getypt verborgen is, en in onze app ook alle tekst en afbeeldingen.

Wij kunnen gegevens ook openbaar maken wanneer dit wettelijk vereist is, om onze rechten of de veiligheid van anderen te beschermen, of in verband met een fusie of overname, met inachtneming van vertrouwelijkheid. De actuele lijst van onze subverwerkers wordt aan klanten verstrekt op grond van onze verwerkersovereenkomst (DPA), of op verzoek via info@screenwell.ai.

Sommige van onze dienstverleners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte of verwerken daar gegevens. Waar dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de EU-standaardcontractbepalingen, samen met aanvullende maatregelen waar nodig.

• Interviewgegevens: bewaard zolang het wervende bedrijf beslist, volgens diens bewaarinstellingen of instructies, en verwijderd wanneer het bedrijf ze verwijdert of zijn account eindigt, uiterlijk 30 dagen na beëindiging, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist.
• Accountgegevens: bewaard zolang het account actief is en verwijderd of geanonimiseerd na sluiting ervan, behalve waar wij dossiers om juridische redenen moeten bewaren.
• Factureringsgegevens: bewaard zolang de fiscale en boekhoudkundige wetgeving vereist.
• Contactverzoeken: bewaard tot 24 maanden na onze laatste uitwisseling, tenzij zij leiden tot een klantrelatie.
• Gebruiksgegevens: bewaard in identificeerbare vorm gedurende maximaal 26 maanden.

Wij beschermen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico, waaronder versleuteling tijdens verzending en in rust, toegangscontroles op basis van het principe van minimale bevoegdheid, scheiding van klantgegevens, logging en regelmatige beoordelingen van onze beveiligingspraktijken. Alleen geautoriseerde leden van het team van een klant kunnen de interviewgegevens van die klant zien.

Onder de AVG en soortgelijke wetten heeft u het recht om:

• toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren en hiervan een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• bepaalde verwerkingen te beperken of hiertegen bezwaar te maken, met inbegrip van verwerkingen op basis van gerechtvaardigde belangen;
• uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor eerdere verwerking;
• niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en dat aanzienlijke gevolgen voor u heeft, en een menselijke beoordeling van een dergelijk besluit te verkrijgen;
• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via info@screenwell.ai. Als u kandidaat bent, kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met het wervende bedrijf; als u contact met ons opneemt, sturen wij uw verzoek door naar dat bedrijf en ondersteunen wij hen bij het reageren. Wij moeten mogelijk uw identiteit verifiëren voordat wij op een verzoek reageren.

Onze website en app gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën die nodig zijn voor hun werking, bijvoorbeeld om u ingelogd te houden en uw taal en uw cookiekeuze te onthouden. Met uw toestemming gebruiken we ook analysecookies (Google Analytics, om te begrijpen hoe de website en app worden gebruikt) en marketingcookies (Google Ads en Microsoft Advertising, om te meten welke advertenties bezoeken en aanmeldingen opleveren). De Google-tags worden geladen via Google Tag Manager in de Consent Mode van Google: zolang u niet akkoord gaat, plaatsen ze geen cookies en sturen ze alleen cookieloze signalen zonder identificatoren, die Google gebruikt voor geaggregeerde metingen. De Microsoft-tag (UET) wordt pas geladen nadat u marketingcookies heeft geaccepteerd. Uw keuze wordt opgeslagen in een cookie op screenwell.ai en geldt ook in onze app. Als u via een van onze advertenties of een campagnelink bent gekomen en cookies heeft geaccepteerd, bewaren we de campagnegegevens (zoals de campagnenaam) bij uw account wanneer u zich aanmeldt. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina, en u kunt cookies ook blokkeren in de instellingen van uw browser.

Met uw toestemming voor analysecookies gebruiken we ook PostHog, gehost in de EU (Frankfurt). Het wordt pas geladen nadat u akkoord gaat en legt paginaweergaven, klikken en sessies vast, zodat we zien waar de website en app lastig te gebruiken zijn. In deze opnames is alles wat in formulieren wordt getypt verborgen; in onze app ook alle tekst en afbeeldingen, zodat er geen kandidaatgegevens worden opgenomen. PostHog herkent ingelogde gebruikers alleen aan onze interne gebruikers-ID, niet aan naam of e-mailadres.

De Diensten zijn niet gericht op kinderen. Wij verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neemt u dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken wanneer onze Diensten of wettelijke vereisten veranderen. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina met de datum van de laatste update. Wij zullen klanten op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen per e-mail of in de applicatie.

Voor vragen over privacy of dit beleid kunt u contact met ons opnemen via info@screenwell.ai.