Datenschutzerklärung

• Website-Besucher, Kontakte und Kunden: Für Daten von Besuchern unserer Website, Personen, die uns kontaktieren, und Nutzern von Kundenkonten ist Screenwell der Verantwortliche.
• Kandidaten: Wenn Sie über Screenwell befragt werden, ist das Unternehmen, das Sie zum Interview eingeladen hat, der Verantwortliche für Ihre Daten. Screenwell verarbeitet diese in dessen Auftrag und nach dessen Weisungen als Auftragsverarbeiter. Bei Fragen dazu, wie Ihre Bewerbung behandelt wird, wenden Sie sich zunächst an dieses Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung.

Sie erreichen uns bei allen Datenschutzfragen unter info@screenwell.ai.

• Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Passwort (als Hash gespeichert), Teammitglieder und Einstellungen.
• Kundeninhalte: Stellenbeschreibungen, Interviewfragen, Bewertungskriterien, Unternehmenspräsentationen, Produkt- oder Portfoliomaterial und Tests, die Kunden hinzufügen.
• Interviewdaten: bei Kandidaten der vom einstellenden Unternehmen bereitgestellte oder von Ihnen eingegebene Name und die Kontaktdaten, ein von Ihnen geteilter Lebenslauf, Audio- und Videoaufzeichnungen des Interviews, das Transkript, was während der Tests angezeigt oder eingegeben wird, sowie die daraus resultierenden Bewertungen, Scorecards und Empfehlungen, zusammen mit technischen Metadaten wie Zeit, Dauer und Verbindungsqualität.
• Kontaktformulardaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihre Nachricht.
• Abrechnungsdaten: Tarif, Rechnungen und Rechnungskontakt. Kartendaten werden direkt bei unserem Reseller und Merchant of Record, Lemon Squeezy, erfasst; wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, besuchte Seiten, verweisende Seite, Zeit und Datum der Besuche sowie Produktereignisse wie genutzte Funktionen.

• zur Bereitstellung der Dienste: Durchführung von Interviews mit Luna, Teilnahme an Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Anrufen, Hosting von Interviewlinks, Erstellung von Transkripten, Bewertungen und Scorecards sowie deren Anzeige für das Einstellungsteam des Kunden;
• zur Erstellung und Verwaltung von Konten, Abwicklung von Zahlungen und Versand von Servicemitteilungen wie Quittungen, Sicherheitshinweisen und Änderungen der Dienste;
• zur Beantwortung von Kontaktanfragen und zur Bereitstellung von Support;
• um die Dienste sicher zu halten, Missbrauch zu verhindern und Fehler zu beheben;
• um zu verstehen, wie die Website und die Dienste genutzt werden, und um sie zu verbessern, wobei wir wo immer möglich aggregierte oder anonymisierte Informationen verwenden;
• zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, etwa buchhalterischer und steuerlicher Vorschriften.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen die Interviewdaten von Kandidaten nicht, um allgemeine KI-Modelle zu trainieren.

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): um Kunden die Dienste bereitzustellen und Anfragen zu beantworten, die Sie an uns richten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): um die Dienste abzusichern und zu verbessern, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und um mit geschäftlichen Kontakten zu kommunizieren, soweit diese Interessen nicht durch Ihre Interessen überwogen werden.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): für Analyse- und Marketing-Cookies und jede andere Verarbeitung, für die wir Sie um Erlaubnis bitten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): wo wir Daten gesetzlich aufbewahren oder offenlegen müssen.
• Für Kandidatendaten bestimmt das einstellende Unternehmen die Rechtsgrundlage für das Interview und informiert die Kandidaten darüber.

Luna ist eine KI-Interviewerin. Während eines Interviews wird Sprache in Text umgewandelt, ein Sprachmodell nutzt die Fragen, Kriterien und Materialien des Kunden, um zu entscheiden, was als Nächstes gefragt wird, und um Antworten zu bewerten, Sprache wird für Lunas Stimme synthetisiert, und ein Video-Avatar verleiht Luna ein lebensechtes Gesicht, das sich synchron zu ihrer Sprache bewegt.

Nach dem Interview werden die Antworten anhand der vom einstellenden Unternehmen festgelegten Kriterien bewertet und in einer Scorecard mit einer Empfehlung und Zitaten aus dem Transkript zusammengefasst. Diese Ausgabe dient dem Einstellungsteam als Entscheidungshilfe. Screenwell trifft keine Einstellungsentscheidungen, und Kunden sind verpflichtet, die Ergebnisse durch eine Person prüfen zu lassen, bevor sie entscheiden.

Wenn Sie Kandidat sind und eine menschliche Überprüfung Ihres Interviews, eine Erläuterung des Ergebnisses oder ein alternatives Interviewformat wünschen, wenden Sie sich bitte an das einstellende Unternehmen; wir unterstützen es bei der Beantwortung Ihrer Anfrage.

Wir geben personenbezogene Daten nur insoweit an sorgfältig ausgewählte Dienstleister weiter, wie dies zur Erbringung der Dienste erforderlich ist. Diese handeln im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen nach unseren Weisungen. Die wichtigsten Kategorien sind:

• Hosting und Infrastruktur: Cloud-Hosting, Datenbanken, Speicher und E-Mail-Zustellung;
• KI-Anbieter: Sprachmodelle, Spracherkennung und Sprachsynthese, die zur Durchführung von Interviews und zur Erstellung von Transkripten und Scorecards verwendet werden;
• Anbieter von Video-Avataren: stellen Lunas Video-Avatar in Echtzeit dar;
• Meeting-Plattformen: Google (Google Meet) und Microsoft (Microsoft Teams), wenn ein Kunde Luna zu Anrufen auf diesen Plattformen einlädt. Für Ihre Nutzung dieser Plattformen gelten deren eigene Datenschutzerklärungen;
• Zahlungen: Lemon Squeezy, unser Reseller und Merchant of Record, der Zahlungen, Steuern und Rechnungen gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung verarbeitet;
• Analyse und Werbung: Google (Google Tag Manager, Google Analytics und Google Ads) und Microsoft (Microsoft Advertising), um zu verstehen, wie unsere Website und unsere App genutzt werden, und um unsere Anzeigen zu messen. Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie zustimmen; bis dahin senden die Google-Tags nur cookielose Signale ohne Kennungen (Google Consent Mode), und das Microsoft-Tag wird gar nicht geladen;
• Produktanalyse: PostHog, gehostet in der EU (Frankfurt), nur wenn Sie Analyse-Cookies zustimmen: um zu sehen, welche Seiten und Funktionen genutzt werden und wo es hakt, einschließlich Aufzeichnungen von Sitzungen, in denen alle Formulareingaben und in unserer App zusätzlich alle Texte und Bilder verborgen sind.

Wir können Daten auch offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, um unsere Rechte oder die Sicherheit anderer zu schützen oder im Zusammenhang mit einer Fusion oder Übernahme, jeweils unter Wahrung der Vertraulichkeit. Die aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter wird Kunden im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA) zur Verfügung gestellt oder ist auf Anfrage unter info@screenwell.ai erhältlich.

Einige unserer Dienstleister befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder verarbeiten Daten dort. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien bestehen, etwa ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder die EU-Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls zusammen mit zusätzlichen Maßnahmen.

• Interviewdaten: werden so lange gespeichert, wie das einstellende Unternehmen entsprechend seinen Aufbewahrungseinstellungen oder Weisungen entscheidet, und gelöscht, wenn das Unternehmen sie löscht oder sein Konto endet, spätestens jedoch 30 Tage nach Beendigung, sofern das Gesetz keine längere Aufbewahrung vorschreibt.
• Kontodaten: werden gespeichert, solange das Konto aktiv ist, und nach dessen Schließung gelöscht oder anonymisiert, außer wenn wir Aufzeichnungen aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen.
• Abrechnungsunterlagen: werden so lange aufbewahrt, wie es das Steuer- und Buchhaltungsrecht vorschreibt.
• Kontaktanfragen: werden bis zu 24 Monate nach unserem letzten Austausch aufbewahrt, sofern daraus keine Kundenbeziehung entsteht.
• Nutzungsdaten: werden in identifizierbarer Form höchstens 26 Monate aufbewahrt.

Wir schützen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, einschließlich Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, Zugriffskontrollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte, Trennung von Kundendaten, Protokollierung und regelmäßiger Überprüfung unserer Sicherheitspraktiken. Nur autorisierte Mitglieder des Teams eines Kunden können die Interviewdaten dieses Kunden einsehen.

Nach der DSGVO und ähnlichen Gesetzen haben Sie das Recht:

• auf die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zuzugreifen und eine Kopie davon zu erhalten;
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen;
• bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen, einschließlich Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen;
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die zuvor erfolgte Verarbeitung berührt;
• keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und Sie erheblich beeinträchtigt, und eine menschliche Überprüfung einer solchen Entscheidung zu verlangen;
• sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter info@screenwell.ai. Wenn Sie Kandidat sind, können Sie sich auch direkt an das einstellende Unternehmen wenden; wenn Sie uns kontaktieren, leiten wir Ihre Anfrage an dieses weiter und unterstützen es bei der Beantwortung. Wir müssen unter Umständen Ihre Identität überprüfen, bevor wir einer Anfrage nachkommen.

Unsere Website und unsere App verwenden Cookies und ähnliche Technologien, die für ihren Betrieb notwendig sind, zum Beispiel um Sie angemeldet zu halten und Ihre Sprache und Ihre Cookie-Auswahl zu speichern. Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir außerdem Analyse-Cookies (Google Analytics, um zu verstehen, wie Website und App genutzt werden) und Marketing-Cookies (Google Ads und Microsoft Advertising, um zu messen, welche Anzeigen Besuche und Registrierungen bringen). Die Google-Tags werden über den Google Tag Manager im Consent Mode von Google geladen: Bis Sie zustimmen, setzen sie keine Cookies und senden nur cookielose Signale ohne Kennungen, die Google für aggregierte Messungen verwendet. Das Microsoft-Tag (UET) wird erst geladen, nachdem Sie Marketing-Cookies akzeptiert haben. Ihre Auswahl wird in einem Cookie auf screenwell.ai gespeichert und gilt auch in unserer App. Wenn Sie über eine unserer Anzeigen oder einen Kampagnenlink zu uns gekommen sind und Cookies zugestimmt haben, speichern wir die Kampagnenangaben (etwa den Kampagnennamen) bei der Registrierung mit Ihrem Konto. Sie können Ihre Auswahl jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen und Cookies außerdem in Ihren Browsereinstellungen blockieren.

Mit Ihrer Einwilligung in Analyse-Cookies nutzen wir außerdem PostHog, gehostet in der EU (Frankfurt). PostHog wird erst nach Ihrer Zustimmung geladen und erfasst Seitenaufrufe, Klicks und Sitzungen, damit wir sehen, wo Website und App schwer zu bedienen sind. In diesen Aufzeichnungen sind alle Formulareingaben verborgen, in unserer App zusätzlich alle Texte und Bilder, sodass keine Bewerberdaten aufgezeichnet werden. Angemeldete Nutzer erkennt PostHog nur an unserer internen Nutzer-ID, nicht an Name oder E-Mail-Adresse.

Die Dienste richten sich nicht an Kinder. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte; wir werden diese löschen.

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste oder gesetzliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets mit dem Datum der letzten Aktualisierung auf dieser Seite verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail oder in der Anwendung.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zu dieser Erklärung kontaktieren Sie uns unter info@screenwell.ai.